Nhà phân phối dầu nhớt cần gì? Khác đại lý ở 4 điểm này

Nhà phân phối dầu nhớt là đơn vị nhận hàng trực tiếp từ hãng hoặc tổng kho, quản lý một vùng kinh doanh và cấp hàng xuống hệ thống đại lý, gara bên dưới.

• Vốn lưu động lớn hơn nhiều so với đại lý bán lẻ, vì phải gối đầu hàng cho tuyến dưới
• Kho bãi phải đạt yêu cầu PCCC, có phương tiện giao hàng riêng
• Ký hợp đồng phân phối với hãng, trong đó có điều khoản vùng và cam kết doanh số

Bạn đang gõ cụm từ này vì một trong hai lý do: hoặc đang có sẵn vốn và muốn mở rộng từ một cửa hàng lên quy mô vùng, hoặc đang tìm hiểu từ con số 0 xem ngành này có đáng bỏ tiền vào không. Cả hai trường hợp đều cần biết chính xác mình đang định làm vai trò gì, trước khi tính tới chuyện xin hợp đồng với hãng nào.

Nhà phân phối dầu nhớt là gì và khác đại lý bán lẻ ở đâu

Tôi cho rằng phần lớn người tìm từ khóa này thực ra đang cân nhắc giữa hai mô hình khác nhau, nên cần làm rõ ngay từ đầu để không chuẩn bị sai hướng. Nhà phân phối là mắt xích đứng giữa hãng và thị trường bán lẻ: nhận hàng số lượng lớn từ hãng hoặc tổng kho, chịu trách nhiệm phủ hàng cho một vùng địa lý nhất định, rồi cấp lại cho các đại lý, cửa hàng phụ tùng, gara nằm dưới mình. Đại lý bán lẻ thì ngược lại, bán trực tiếp cho người dùng cuối, tức người đổ dầu vào xe của họ.

Nhầm hai vai trò này là nhầm luôn cả bài toán tiền bạc. Người tưởng mình đi làm đại lý hóa ra lại ký phải hợp đồng phân phối với cam kết doanh số cả vùng, trong khi vốn chỉ đủ nhập vài chục lít. Ngược lại cũng có người đủ lực làm nhà phân phối nhưng lại tự giới hạn mình trong vai trò bán lẻ, bỏ lỡ phần biên lợi nhuận đến từ việc quản cả một hệ thống đại lý con.

Nhà phân phối dầu nhớt khác đại lý bán lẻ ở đâu

Tôi không khuyên người mới vừa bắt đầu kinh doanh dầu nhớt nhảy thẳng vào vai trò nhà phân phối nếu chưa từng vận hành một đại lý bán lẻ, vì rủi ro vốn và tồn kho lớn hơn nhiều. Để dễ hình dung, tôi xếp bốn tiêu chí khác nhau rõ nhất vào bảng dưới đây.

Nhìn vào bảng này, bạn tự trả lời được câu hỏi của chính mình luôn: nếu việc bạn hình dung chỉ là mở một cửa hàng bán dầu nhớt cho khách vãng lai và vài gara quen, đó là mô hình đại lý, không phải nhà phân phối. Còn nếu bạn tính tới chuyện gom vài chục gara dưới mình, nhận hàng xe tải từ hãng, thì đó mới đúng là bài toán phân phối.

Ai từng chạy một cửa hàng bán lẻ dầu nhớt vài năm rồi mới nhảy lên vai trò phân phối, tôi thấy họ đỡ vấp hơn hẳn, vì họ đã quen cái cảm giác tồn kho ứ đọng vào mùa mưa, đã biết dòng nào chạy nhanh dòng nào chạy chậm. Có không ít người đọc guide kinh nghiệm nhập hàng giá sỉ cho người mới trước, rồi mới quay lại cân nhắc việc làm nhà phân phối sau một hai năm.

Điều kiện pháp lý để làm nhà phân phối dầu nhớt

Tôi khuyên xin đủ giấy phép PCCC cho kho trước khi ký hợp đồng với bất kỳ hãng nào, vì đây là điều kiện hãng sẽ kiểm tra đầu tiên. Dưới đây là những thứ cần có trong hồ sơ, không theo thứ tự bắt buộc:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có ngành nghề phù hợp, thường ghi rõ phân phối xăng dầu, mỡ nhờn hoặc hóa chất tùy cách đăng ký của từng địa phương
• Hồ sơ nghiệm thu phòng cháy chữa cháy cho kho chứa, vì dầu nhớt thuộc nhóm hàng dễ cháy, kho không đạt PCCC thì không hãng nào dám cấp hàng
• Hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng kho, địa điểm phải khớp với địa chỉ đăng ký kinh doanh
• Nắm được quy định về quảng cáo và quy định về ghi nhãn hàng hóa, vì nhà phân phối thường là bên làm bảng hiệu, catalogue, tài liệu bán hàng cho cả hệ thống đại lý con

Phần này nên hỏi hãng hoặc đơn vị tư vấn pháp lý trước khi dựng bảng hiệu, in catalogue cho đại lý con, vì nội dung quảng cáo sai quy định thì cả hệ thống bên dưới cùng chịu ảnh hưởng.

Vốn đầu tư cho nhà phân phối theo quy mô vùng

Tôi cho rằng sai lầm phổ biến nhất là tính vốn nhập hàng mà quên vốn lưu động cho công nợ đại lý con, dẫn đến thiếu tiền xoay vòng dù bán được hàng. Nghe vô lý đúng không, bán được hàng mà vẫn thiếu tiền! Nhưng chuyện này xảy ra suốt vì tiền bán hàng đang nằm trong công nợ của tuyến dưới, chưa về túi mình.

Các khoản cần tính khi lên kế hoạch vốn, không có số cụ thể vì mỗi vùng mỗi khác, bạn tự áp công thức theo thực tế của mình:

• Vốn nhập lô hàng đầu tiên, thường tính theo mức tối thiểu hãng yêu cầu để ký hợp đồng vùng
• Chi phí thuê hoặc cải tạo kho đạt chuẩn PCCC, cộng thêm kệ giá, thiết bị bốc xếp
• Xe vận chuyển, có thể mua hoặc thuê theo chuyến tùy quy mô ban đầu
• Vốn lưu động cho công nợ gối đầu, tức khoản tiền bạn phải có sẵn trong khi chờ đại lý con thanh toán, đây là khoản hay bị bỏ sót nhất
• Chi phí nhân sự giao hàng và sale phụ trách tuyến đại lý con, tính theo tháng chứ không phải một lần

Công thức đơn giản tôi hay gợi ý: lấy doanh số dự kiến một tháng của cả vùng, nhân với số ngày công nợ trung bình bạn định cho đại lý con, rồi chia ba mươi. Ra con số đó mới là vốn lưu động tối thiểu cần có, chưa tính vốn nhập hàng ban đầu.

Chọn thương hiệu dầu nhớt để hợp tác phân phối

Tôi nghiêng về việc bắt đầu với một thương hiệu chủ lực trước, vì phân phối nhiều thương hiệu cùng lúc khi chưa có hệ thống kho và đại lý con ổn định dễ dẫn đến tồn kho chéo khó kiểm soát. Mỗi thương hiệu lại có dải sản phẩm riêng theo tiêu chuẩn API, SAE, JASO khác nhau, bạn vừa phải nhớ thông số kỹ thuật vừa phải nhớ chính sách chiết khấu của từng bên, dễ rối ngay từ tháng đầu.

Ba thứ cần nhìn trước khi chốt hợp tác với một thương hiệu

Trước khi chốt hợp tác với một thương hiệu, tôi nhìn vào ba thứ:

• Đọc đúng tiêu chuẩn kỹ thuật ghi trên nhãn sản phẩm, tức các ký hiệu API, SAE, JASO, để hiểu rõ mình sắp phân phối dòng nào phù hợp cho phân khúc xe nào, tránh nhận hàng về rồi mới biết nó không khớp nhu cầu thị trường mình nhắm tới.
• Chính sách phân phối của hãng có rõ ràng không, cụ thể là mức chiết khấu theo sản lượng, cách xử lý hàng tồn, và có hỗ trợ gì cho việc xây dựng đại lý con hay không.
• Mức độ nhận diện của thương hiệu tại vùng mình định kinh doanh, vì một thương hiệu mạnh ở miền Bắc chưa chắc có tên tuổi gì ở miền Tây.

Nếu bạn đang cân nhắc dòng hàng nhập khẩu, có thể tham khảo cách một số đơn vị tổ chức nhập sỉ dầu nhớt nhập khẩu Malaysia để hình dung cách phân chia sỉ lẻ cho nhiều cấp đại lý. Chọn xong một thương hiệu, chạy ổn trong vòng sáu tháng đến một năm rồi mới tính mở rộng thêm, đó là cách tôi thấy an toàn hơn hẳn so với việc ôm ba bốn thương hiệu ngay từ ngày đầu.

Hợp đồng phân phối: những điều khoản phải đọc kỹ trước khi ký

Tôi cho rằng điều khoản cam kết doanh số tối thiểu là điều khoản rủi ro nhất với người mới, nên thương lượng mức khởi điểm thấp trong 6-12 tháng đầu trước khi cam kết dài hạn. Đây là chỗ nhiều người ký vội vì mừng được hãng chấp nhận, xong rồi tháng nào cũng áp lực chạy đủ số để không bị cắt vùng.

Bốn câu đó, tôi chưa thấy hợp đồng phân phối nào trả lời đủ rõ ràng ngay từ bản nháp đầu tiên. Hãng nào cũng muốn đẩy cam kết doanh số lên cao để chắc ăn, còn phần rủi ro đổi trả thì thường viết mơ hồ, có lợi cho bên soạn hợp đồng. Bạn cứ mạnh dạn yêu cầu sửa lại, đừng ngại, vì hợp đồng ký một lần thường gắn với mình cả năm trời.

Nếu khu vực bạn định làm nằm trong TPHCM, có thể tham khảo thêm cách một số hợp đồng phân phối tại đây quy định về vùng và cam kết, nằm trong bài điều kiện và hợp đồng đại lý phân phối TPHCM, để biết mặt bằng chung các điều khoản đang được áp dụng ra sao.

Các bước để trở thành nhà phân phối dầu nhớt

Thứ tự làm quyết định luôn thành bại ở giai đoạn đầu. Nhiều người nôn nóng chốt thương hiệu trước, xong mới ngồi tính xem vùng mình có bán được không, và đó là thứ tự ngược. Bốn bước dưới đây tôi sắp theo đúng trình tự nên làm.

1. Khảo sát thị trường và xác định vùng kinh doanh trước tiên, đừng chọn thương hiệu trước.
2. Chuẩn bị tài chính và hồ sơ pháp lý song song, vì hai thứ này thường mất thời gian ngang nhau.
3. Đàm phán và ký hợp đồng phân phối sau khi đã có đủ hồ sơ và con số vốn rõ ràng.
4. Xây dựng hệ thống bán hàng xuống đại lý con ngay khi lô hàng đầu tiên về kho.

Khảo sát thị trường và xác định vùng kinh doanh

Tôi khuyên làm khảo sát thị trường trước khi chọn thương hiệu, không phải ngược lại. Mật độ gara và đối thủ tại vùng mới là thứ quyết định dòng sản phẩm bạn nên nhập, chứ không phải thương hiệu nào đang hot trên mạng.

• Đếm số gara, tiệm sửa xe, đại lý dầu nhớt hiện có trong vùng dự định.
• Xem những nơi đó đang bán thương hiệu nào, giá tầm nào, phân khúc xe máy hay ô tô nhiều hơn.
• Ước lượng sản lượng tiêu thụ dầu nhớt của vùng dựa trên số lượng xe lưu hành, không dựa cảm tính.
• Xác định ranh giới vùng cụ thể, vì ranh giới mơ hồ là nguồn tranh chấp sau này với hãng và với chính đại lý con.

Bỏ qua bước này, bạn dễ ký một vùng đã bão hòa thương hiệu khác, nhập hàng về rồi ngồi nhìn kho đầy mà không ai mua. Tôi thấy chuyện đó không hiếm!

Chuẩn bị tài chính và hồ sơ pháp lý

Hai việc này làm song song cho kịp tiến độ, vì hãng nào cũng muốn thấy cả hai cùng lúc trước khi ngồi đàm phán nghiêm túc với bạn.

• Tổng hợp giấy đăng ký kinh doanh, giấy PCCC cho kho (xem lại mục điều kiện pháp lý ở phần trên nếu bạn chưa làm).
• Chốt số vốn khả dụng, tách rõ phần nhập hàng và phần vốn lưu động cho công nợ đại lý con.
• Chuẩn bị phương án mặt bằng kho, kể cả trường hợp phải thuê thêm nếu hãng yêu cầu diện tích tối thiểu.
• Lên danh sách câu hỏi cần hỏi hãng về chính sách, không chờ tới bàn ký mới nghĩ ra.

Đàm phán và ký hợp đồng phân phối

Tới đây bạn đã có đủ vùng, đủ hồ sơ, đủ vốn, và đây là lúc cần giữ cái đầu lạnh nhất. Mục hợp đồng phân phối tôi nói ở trên vẫn áp dụng nguyên, chỉ nhắc lại một ý: đừng ký ngay trong buổi gặp đầu tiên.

• Xin bản hợp đồng mẫu trước, đừng ký tại chỗ dù hãng có thúc ép.
• Đối chiếu từng điều khoản với bộ câu hỏi đã chuẩn bị.
• Thương lượng mức doanh số cam kết thấp cho giai đoạn đầu nếu có thể.

Xây dựng hệ thống bán hàng xuống đại lý con

Có hợp đồng trong tay mà chưa có đại lý con nào thì vẫn là tay không có hàng tồn kho. Bước này tôi sẽ nói kỹ hơn ở mục riêng ngay sau đây, còn ở đây chỉ cần nhớ: làm song song với lúc nhập lô hàng đầu, đừng đợi hàng về rồi mới đi tìm khách.

Nếu bạn đang tìm thương hiệu sẵn mạng lưới để dễ mở rộng ra ngoài vùng ban đầu, có thể xem cách một số đơn vị tìm đại lý phân phối toàn quốc để hình dung quy mô cần chuẩn bị.

Kho bãi, phương tiện và nhân sự nhà phân phối cần có

Khác đại lý bán lẻ chỉ cần một cửa hàng nhỏ, nhà phân phối phải lo cả kho đạt chuẩn, xe giao hàng và người đi giao. Đây là ba khoản chi cố định hàng tháng, không phải chi một lần rồi thôi.

• Kho đạt yêu cầu PCCC, có lối thoát hiểm, bình chữa cháy, biển cảnh báo theo đúng quy định với hàng dễ cháy.
• Giá kệ sắp xếp theo lô, theo hạn sử dụng, để không lẫn hàng cũ hàng mới khi xuất kho.
• Xe tải hoặc xe máy chuyên chở, tùy quy mô vùng là nông thôn hay đô thị.
• Nhân sự giao hàng kiêm thu tiền, với vùng lớn cần tối thiểu một đến hai người riêng cho việc này.
• Nhân sự sale B2B phụ trách chăm sóc gara và đại lý con, không thể để một mình bạn ôm hết.

Tôi cho rằng nhiều người mới đánh giá thấp chi phí vận chuyển và nhân sự giao hàng. Trong khi đây là khoản chi cố định hàng tháng lớn hơn cả tiền thuê kho, nhiều người lại tính kỹ tiền kho mà bỏ quên khoản này! Xe hỏng giữa đường, nhân viên giao hàng nghỉ việc đột xuất, đơn hàng trễ hẹn với gara, tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín bạn gây dựng với hệ thống bên dưới.

Nếu bạn muốn đối chiếu với một bộ tiêu chí cụ thể hơn, tiêu chí nhà phân phối uy tín tại Hà Nội là một tham khảo đáng xem trước khi lên kế hoạch kho bãi cho vùng của bạn.

Xây dựng và quản lý hệ thống đại lý con

Tôi khuyên đặt hạn mức công nợ rõ ràng cho từng đại lý con ngay từ đầu, thay vì linh hoạt theo quan hệ. Đây là nguyên nhân phổ biến khiến nhà phân phối mới kẹt vốn, và tôi nói điều này không phải để dọa, mà vì đã thấy quá nhiều người đi lên từ chỗ dễ dãi với “anh em quen biết”.

Cách chọn đại lý con ban đầu nên dựa trên năng lực bán thực tế, không dựa trên quan hệ cá nhân. Một gara bán được 50 lít một tháng khác hẳn một gara chỉ bán được 10 lít, nhưng cả hai đều đòi gối đầu như nhau thì bạn là người chịu rủi ro. Chính sách giá nên phân theo sản lượng mua, mua nhiều giá tốt hơn, để tạo động lực cho đại lý con gom đơn thay vì mua nhỏ giọt từ nhiều nguồn.

Hỗ trợ đào tạo sản phẩm và cung cấp POSM (vật phẩm trưng bày tại điểm bán) giúp đại lý con bán hàng dễ hơn, nhưng đừng biến nó thành lý do nới lỏng công nợ. Đề nghị cho gối đầu thêm, bán hết hàng mới trả là chuyện rất hay gặp trong nghề. Nếu mức công nợ đã thỏa thuận rõ từ đầu, đề nghị đó không còn chỗ để thương lượng lại giữa chừng.

Theo dõi công nợ nên làm theo tuần chứ không phải theo tháng. Đại lý con trễ hạn một lần mà không bị nhắc ngay thì lần sau sẽ trễ dài hơn, và khoản nợ đó dồn lại rất nhanh thành số tiền bạn không còn xoay vòng được để nhập lô hàng tiếp theo.

Rủi ro thường gặp khi làm nhà phân phối và cách phòng tránh

Tôi cho rằng kiểm tra CO/CQ và niêm phong hàng mỗi lô nhập là việc bắt buộc, không phải tùy chọn. Hàng giả trà trộn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của cả hệ thống đại lý con bên dưới, và một khi gara phát hiện ra một chai hàng nhái, họ nghi ngờ luôn cả những chai thật bạn từng giao.

• Cạnh tranh giá giữa các đại lý con: đặt mức giá sàn thống nhất trong hợp đồng với từng đại lý, tránh để họ phá giá lẫn nhau trong cùng vùng.
• Hàng giả, hàng nhái trà trộn: kiểm tra CO/CQ (giấy chứng nhận xuất xứ và chất lượng) từng lô, đối chiếu tem niêm phong với mẫu gốc của hãng trước khi nhập kho.
• Công nợ khó đòi: áp dụng hạn mức công nợ cứng theo từng đại lý con như đã nói ở mục trên, không linh hoạt theo cảm tính.
• Biến động giá đầu vào: giữ liên lạc thường xuyên với hãng để nắm trước lịch điều chỉnh giá, tránh bị động khi báo giá cho đại lý con.

Muốn hình dung rõ hơn ai đang đóng vai trò gì trong chuỗi cung ứng dầu nhớt, bạn có thể xem phân rõ 3 vai trò công ty dầu nhớt để tránh nhầm nhà phân phối với nhà sản xuất hay tổng đại lý.

Làm nhà phân phối dầu nhớt không phải chuyện cứ có vốn là làm được. Nó đòi hỏi bạn chuẩn bị pháp lý, tính đúng vốn lưu động, đọc kỹ hợp đồng và quản chặt công nợ đại lý con ngay từ ngày đầu. Nếu bạn đang cầm trong tay một bản chào hợp tác và chưa chắc nên hỏi gì, gọi 0967 555 999 (miền Nam) hoặc 0974 656 789 (miền Bắc), tôi sẽ nói rõ với bạn những điều hãng không tự nhắc.